In 2011 zijn wij gaan oriënteren op de toepassing van intelligente scansoftware binnen ons kantoor om in- en verkoopfacturen automatisch te verwerken in de financiële administratie. Een rondje langs de diverse aanbieders leerde dat er of met pagina scheidingen gewerkt dient te worden, barcode stickers dienen te worden geplakt om de paginascheiding aan te geven. Deze barcode stickers bevatten ook informatie zoals datum, naam administratie of administratiecode. Het systeem leidt hieruit af in welke administratie het systeem de facturen moeten worden verwerkt. Een bijkomend probleem van deze bestaande systemen is de onmogelijkheid om enkelvoudige of meervoudige factuurpagina’s door elkaar te verwerken. De paginascheiding of sortering van de stapel facturen per klant en per hoeveelheid pagina’s per factuur is noodzakelijk.

Gaandeweg werd ook duidelijk dat de diverse systemen werkten met templates, facturen worden al dan niet door consultants in een software sjabloon gegoten zodat de scansoftware bij een volgende scanproces de factuur kan herkennen. Los van het feit dat sommige aanbieders elke factuur die je aanbiedt getagged willen zien door de gebruiker. Tags voor het duiden van een in- of verkoopfactuur.

Maar als je alles bekijkt rijst de vraag of de systemen die op bovengenoemde wijze werken wel dat voordeel en efficiency brengen die wordt geopperd.

Op basis van wat wij zijn tegengekomen in de markt zijn wij een shortlist gaan maken van alle eisen waaraan ons systeem zou moeten voldoen. Na de keuze voor de juist leverancier hebben wij het aangedurfd om de lat nog hoger te leggen.

In de huidige tijd zijn wij tegen de stroom in gaan roeien. Wij zijn fors gaan investeren in nieuwe technologie in deze materie. In een krachtiger proces dan de concurrentie. Met meer mogelijkheden dan alleen maar scannen en verwerken.

Wij hebben geluisterd naar onze klanten wat zij willen zien in een scan-oplossing binnen ons kantoor, op wat voor een manier zij gebruik willen maken van dit systeem. Wij hebben geen systeem ontworpen voor ons kantoor. Wij hebben een systeem ontworpen voor onze klanten en onszelf. Met een stuk transparantie richting onze relaties. Snelheid, dossier ontsluiting, procesdeelname, eenvoud.

We hebben ons systeem ook gelijk maar een naam gegeven. Rielieve. De moderne schrijfwijze van ontzorgen. Dat is wat wij met ons systeem beogen.

Wat het systeem kan? Nou dit:

• multipage scanning afgewisseld met singlepage scanning door elkaar heen

• geen paginascheiding in welke vorm dan ook mogelijk

• geadresseerde per factuur automatisch herkennen en zelfstandig bepalen in welke administratie te boeken

• systeem kan zelf herkennen of het een in- of verkoopfactuur betreft zonder tagging

• intelligentie tot het automatisch herkennen van gegevens op de factuur

• lerend vermogen om aanwijzingen bij een volgende factuur te onthouden zonder het maken van sjablonen per crediteur

• het herkennen van gegevens gaat ook op voor scheef ingescande facturen

• automatische herkenning van creditfacturen

• registratie btw-compliancy per factuur; registratie van ontbrekende velden per factuur

• uploaden van facturen in eigen Dropbox omgeving

• uploaden en verwerken van kassbonnetjes in de eigen omgeving

Uiteindelijk was het iLane B.V., business-partner van ELO Digital Office GmbH die ons dit allemaal kon bieden. Dit en meer. Meer voor de toekomst.

Zo is nu het systeem voor de gebruikers te benaderen middels een eigen iOS app voor de iPhone/iPad of webclient. Met dit Document Management Systeem is het mogelijk het volledige klantdossier te ontsluiten voor de klant en zelfs taken met dit systeem af te handelen. Documenten zijn ten alle tijde oproepbaar en af te drukken of op te slaan. Zo kunnen wij de klanten betrekken in onze processen en gezamenlijk op een efficiënte wijze komen tot een bijgewerkte administratie.

Inmiddels is wel gebleken dat deze scan oplossing een aantal stappen voorloopt op de concurrentie. Voor ons een voorsprong door techniek. Een techniek die wij in deze tijd omarmen en durven in te zetten voor onze klanten. Die ons heeft laten ontdekken wat wij hiermee voor onze bestaand een nieuwe relaties kunnen bewerkstelligen.

Olaf van Hoek